Cyfryzacja firmy

Przełącz się na #BiznesBezPapieru

Transformacja cyfrowa wymaga odwagi biznesowej, zmiany strategii, procesów i doboru właściwych narzędzi oraz ludzi. Jest to duże wyzwanie, którego wiele firm obawia się podejmować lub odkłada je w czasie. Jednak ten moment właśnie nadszedł.

Cyfryzacja firmy

Przełącz się na #BiznesBezPapieru

Transformacja cyfrowa wymaga odwagi biznesowej, zmiany strategii, procesów i doboru właściwych narzędzi oraz ludzi. Jest to duże wyzwanie, którego wiele firm obawia się podejmować lub odkłada je w czasie. Jednak ten moment właśnie nadszedł.

Priorytet w biznesie

Wnioski z dotychczasowych doświadczeń z pandemią powinny być dla biznesu jasne – cyfryzacja to nie trend ani przywilej, lecz konieczność umożliwiająca zachowanie ciągłości biznesowej i uzyskanie przewagi konkurencyjnej na rynku. Pierwszym krokiem jest rezygnacja z papieru.

Pandemia COVID-19 skokowo przyspieszyła procesy cyfryzacji w przedsiębiorstwach. Tylko podczas pierwszej fali, czyli od stycznia do maja 2020 r. gospodarka cyfrowa w Polsce wzrosła aż o 18,4 proc. czyli 2,5-krotnie szybciej niż w latach 2017-19 – wynika z raportu McKinsey’a. Nie zmienia to jednak faktu, że w 2020 r. poziom cyfryzacji biznesu w Polsce był jednym z najniższych w Unii Europejskiej.

Artur Miękina
Ekspert Asseco w kampanii #BiznesBezPapieru

Cyfryzacja, która powinna być traktowana priorytetowo, przez większość sektorów gospodarki została doceniona dopiero w minionym roku, w trudnym czasie pandemii. Chociaż wiele z pożądanych dziś produktów i usług do zabezpieczenia i uwiarygodnienia dokumentacji elektronicznej jest dostępnych na rynku od lat, dla dużej liczby firm okazały się w minionym roku niemal objawieniem. Pokazuje to, jaka jest natura człowieka, który często woli omijać tematy wymagające zaangażowania czy podniesienia kompetencji.

Michał Kanownik
Prezes Zarządu Związku Cyfrowa Polska

Wachlarz e-usług w Polsce stale rośnie. I właśnie w tym kierunku powinno rozwijać się państwo, które aspiruje do bycia nowoczesnym. Trwająca transformacja cyfrowa dotyczy zarówno obywateli, przedsiębiorców, jak i administracji publicznej. Nie warto zamykać się na zmiany. Warto poznać reguły rządzące transformacją cyfrową oraz przekalkulować, jakie przyniesie nam ona korzyści.



0%

światowego PKB zostanie zdigitalizowane do 2022 r.



0%

firm będzie nadal inwestowało w technologie pozwalające zniwelować luki cyfrowej transformacji



0%

polskich firm planuje wzrost wydatków na IT w 2021 r.

*Źródło: IDC

10 kroków do sukcesu wdrożenia paperless w Twojej firmie

Szybka cyfryzacja niesie za sobą wiele zagrożeń związanych z doborem technologii, cyberbezpieczeństwem oraz regulacjami prawnymi. Brak zgodności z przepisami oraz niedostatek wiedzy w organizacji jest nadal poważnym problemem. Jak więc przeprowadzić cyfryzację przedsiębiorstwa, aby zakończyła się sukcesem?

Paperless – więcej niż trend

„Pokaż mi, ile masz segregatorów, a powiem Ci jaką jesteś firmą” – tak można sparafrazować popularne powiedzenie, by z jego pomocą wskazywać różnice między tradycyjną firmą, a nowoczesną organizacją biznesową nastawioną na cyfrowe rozwiązania. Działalność firmy, opierająca się na obrocie papierowymi dokumentami, jest dziś nie tylko anachroniczna, ale szkodzi firmie, choć oczywiście nie w sposób określony w kodeksach. Czym więc jest paperless? To jeden z najważniejszych trendów, który będzie kształtował biznes w najbliższych latach. Dlaczego? Bo to właśnie nowoczesne technologie będą podnosiły konkurencyjność firm. Jednak paperless to dużo więcej niż tylko trend – to nowa forma realizacji procesów biznesowych, która zakłada wyeliminowanie papieru w firmie jako nośnika dokumentów. Wymaga zaprojektowania i wdrożenia nowoczesnych, cyfrowych rozwiązań, które doprowadzą do gruntownego przebudowania procesów biznesowych, a docelowo nawet całego przedsiębiorstwa.

Wdrożenie paperless umożliwi osiągnięcie lepszych wyników biznesowych, przy jednoczesnym wzmocnieniu parametrów bezpieczeństwa i realizacji wymogów regulacyjnych. W jaki sposób? Dzięki zachowaniu dowodów prawnych czynności realizowanych w firmie oraz na styku z klientem i administracją publiczną. A to wszystko oczywiście w wersji cyfrowej.

Michał Tabor
Partner i Członek Zarządu Obserwatorium.biz

W wielu organizacjach są takie dokumenty w formie papierowej, które były od zawsze, i których zasadności nikt nigdy nie próbował podważać. Gdy pytamy, jaką rolę pełni dany dokument w procesach biznesowych firmy, spotykamy się z odpowiedziami typu: „Tak było od zawsze”, „Księgowa tego wymaga”, „Mamy tak wpisane w regulamin”. Można by rzec, nic się z tym nie da zrobić. Jednakże wielokrotnie doświadczyłem sytuacji, w której głębsza analiza doprowadzała do konkluzji, że ten „obowiązkowy” dokument nie pełni żadnej roli biznesowej w firmie, a jest tylko zbędnym elementem, do którego wszyscy się po prostu przyzwyczaili.

Dariusz Szostek
dr hab. prof. UO,
Partner Szostek_Bar i Partnerzy Kancelaria Prawna

Nie musimy od razu wchodzić w paperless w całości, te procesy mogą następować po kolei lub pojedynczo. Tylko na samym początku powinniśmy wiedzieć, że to jest swego rodzaju układanka i położenie pierwszego elementu spowoduje konieczność dokładania następnych. W rzeczywistości nie mamy wyjścia. Jeżeli chcemy być nowoczesną firmą, nowoczesnym podmiotem, konkurującym z zachodem, musimy ułożyć całą układankę.

Urządzenia mobilne, a cyberbezpieczeństwo. Jak ochronić dane?

Przejście na pracę zdalną powoduje, że poziom ryzyka decyzji podejmowanych online wzrasta kilkukrotnie. Mając tę świadomość, należy szukać i korzystać z rozwiązań, które przy jednoczesnej uniwersalności zastosowania, minimalizują zagrożenia.

Opłacalna rezygnacja

Narzędzia paperless można wprowadzać w wielu obszarach funkcjonowania firmy. Efektem tej optymalizacji będą, m.in.:

– poprawa doświadczenia klienta (customer experience), gdyż klienci oczekują większej ergonomii procesów i rozwiązań;

– zwiększenie bezpieczeństwa procesów biznesowych, co wpisuje się w ogólną koncepcję cyberbezpieczeństwa w internecie;

– szybsza i sprawniejsza obsługa klienta, co stanowi istotny wymiar konkurencyjności firmy;

– oszczędności finansowe, bo im więcej procesów cyfrowych tym mniej kosztów papierowego obiegu dokumentów.

Odejście od papieru w stronę rozwiązań cyfrowych to także oszczędność czasu, który wiele firm wciąż poświęca na poszukiwanie i porządkowanie dokumentacji, jej drukowanie i przekazywanie.

Z badań ekspertów firmy PwC wynika, że nawet do 1 mln euro mogą wynosić roczne oszczędności dużej organizacji z redukcji dokumentów papierowych krążących w obszarach biznesowo–administracyjnych. Skąd się one biorą? Jeśli polskie przedsiębiorstwa wykorzystują rocznie aż 11 milionów ryz papieru formatu A4, to na wydruki zużywają 5,5 miliarda kartek. Ograniczenie tego procesu przyniesie realne obniżenie kosztów. Dlaczego więc część firm obawia się decyzji o rozpoczęciu procesu cyfryzacji?

Brak strategii i…

Główną barierą w odchodzeniu od papieru jest mentalność ludzi, naturalne przywiązanie do tego, co było, strach przed wykreowaniem nowych, lepszych procesów, ale też niestety mała wiedza, jak to wszystko ze sobą poskładać. Bardzo istotnym czynnikiem jest też brak odpowiednich kompetencji w organizacji. Brakuje ekspertów, którzy byliby w stanie przeprowadzić estymację kosztów, oszacować oszczędności i zaplanować cały proces paperless od A do Z. Do przeprowadzenia takich procesów wymagane są bowiem kompetencje techniczne, organizacyjne i prawne. Ponadto, niezbędne jest mocne poparcie na poziomie zarządu, a organizacjom brakuje liderów zmiany, którzy byliby jej promotorami w organizacji.

W ubiegłorocznym badaniu Asseco Data Systems „Biznes w erze paperless. Czy jesteśmy na niego gotowi?”, tylko 3 proc. firm potwierdziło, że posiada w swojej organizacji pion transformacji cyfrowej, a niespełna 16 proc. zadeklarowało, że w ich budżetach istnieją środki przeznaczone na wdrożenie innowacyjnych rozwiązań. Z kolei według raportu „Investment Index 2020” firmy EY Digital 45 proc. przedsiębiorstw nie ma odpowiedniego modelu operacyjnego zakładającego procesy cyfryzacji, a 38 proc. mierzy się z brakiem strategii w tym zakresie. Do tego w 36 proc. firm brakuje kultury innowacji i eksperymentowania.

Elektroniczny obieg dokumentów staje się koniecznością

Nowa normalność, będąca efektem pandemii koronawirusa sprawiła, że wiele firm już teraz stoi przed wyzwaniem wdrożenia narzędzi umożliwiających cyfrową formę przekazywania i podpisywania dokumentów.

Pierwszy krok

„Tysiącmilowa podróż zaczyna się od pierwszego kroku” – ta maksyma Konfucjusza nie straciła na aktualności – pierwszy krok to największe wyzwanie przy wdrażaniu projektów paperless. Trudno go wykonać, bo to wymaga przełamania obaw przed czymś nieznanym, jednak zmiana jest jedyną stałą rzeczą w życiu i w biznesie.

Wyróżnienie się na rynku wymaga bowiem odważnych działań na rzecz wdrażania nowoczesnych technologii, ale z uwzględnieniem oczekiwań otoczenia biznesowego oraz z zachowaniem kwestii bezpieczeństwa i przepisów prawa. Dopiero takie kompleksowe podejście świadczy o innowacyjności biznesu.

Jeśli chcesz dowiedzieć się, jak z sukcesem przeprowadzić transformację cyfrową w swojej firmie, zobacz nagranie webinaru, podczas którego eksperci rozmawiali m.in. o tym:

Obejrzyj wideo

Dowiedz się więcej o #BiznesBezPapieru

W drodze do biznesu bez papieru



0%

przedsiębiorców wskazało, że zrealizowano w ich przedsiębiorstwach w okresie pandemii projekty związane z przygotowaniem i wdrożeniem do pracy zdalnej



0%

wskazało, że realizowane były projekty związane z cyfryzacją szeroko rozumianego obszaru zarządzania kadrami (HR)



0%

wskazało, że najczęściej realizowano projekty cyfryzacyjne, które dotyczyły procesów wewnętrznych w firmie

*Źródło: Raport „Trusted Economy w nowej rzeczywistości. Ograniczanie ryzyka związanego z szybką cyfryzacją”, Obserwatorium.biz, Deloitte Legal, Asseco Data Systems, Polska 5.0

Partnerzy kampanii